Как настроить систему бухгалтерского учета

  1. Что такое бухгалтерский учет?
  2. Совет от эксперта
  3. Отчет о прибылях и убытках (P & L)
  4. Баланс
  5. Контролировать движение денежных средств
  6. Облегчение денежного потока с помощью факторинга
  7. Принять во внимание налоговые обязательства
  8. Настройте план счетов
  9. Как управлять заработной платой
  10. Вы знали?
  11. Используйте облачный программный пакет
  12. Нанимать бухгалтера на полставки
  13. Сделать точные прогнозы доходов
  14. Установите ваши ключевые показатели
  15. Получите картину своего бизнеса с приборной панелью
  16. Пример панели инструментов

Что такое бухгалтерский учет?

Бухгалтерский учет - это просто способ отслеживания, мониторинга и управления каждой финансовой транзакцией или событием. Это «пульс» вашего бизнеса.

Короче говоря, это дает вам контроль над своим бизнесом. В любое время вы сможете справиться с:

  • Дебиторская задолженность - деньги, которые поступают и должны бизнесу
  • Обязательства - деньги, которые вы должны выйти из бизнеса

Каждый месяц вы должны представить как минимум два документа:

  • Отчет о прибылях и убытках
  • Баланс

Совет от эксперта


«Если вы собираетесь настроить систему бухгалтерского учета в первый раз, потратьте несколько долларов и задействуйте CPA. Он или она посоветует вам необходимые учетные записи. Таким образом, вы можете быть уверены, что все сделано правильно, и система будет расти вместе с вашей компанией. Помните - делайте то, что вы делаете лучше всего, и привлекайте экспертов, чтобы делать то, что они делают лучше всего ».

- Джин Маркс , CPA и владелец бизнеса

Отчет о прибылях и убытках (P & L)

Обычно отчет о прибылях и убытках основан на начислении. То есть каждый ежемесячный отчет о прибылях и убытках отражает то, что вы продали, а не то, что вы фактически получили. Это более точное отражение вашей деятельности. Это сглаживает непостоянство того, когда ваши клиенты могут вам заплатить. Этот простой отчет на конец месяца показывает доходы, которые вы продали в предыдущем месяце, и расходы, которые вы понесли. Разница дает вам прибыль или убыток за этот месяц.

Баланс

Здесь вы получите представление о финансовом состоянии вашей компании. Вы включаете:

  • Активы - денежные средства, которые вы держите, плюс дебиторская задолженность по бизнесу
  • Обязательства - что вы должны, включая погашение кредита и оплату счетов
  • Собственный капитал - ваши чистые активы минус ваши чистые обязательства

Контролировать движение денежных средств

Третий фактор, который следует учитывать, - это денежный поток, который говорит вам, КОГДА деньги входят или выходят из бизнеса.

  • Дебиторская задолженность - если вы берете деньги за продажу, она есть. Если вы выставляете счет клиентам, вы можете подождать 30, 60 или 90 дней, чтобы получить оплату.
  • Обязательства - вам необходимо знать, когда наступит срок погашения кредита или счета за материалы. Ваши поставщики могут предоставить кредит на 30 дней или более.

Отчет о движении денежных средств отличается от вашего ежемесячного отчета о прибылях и убытках. Это дает четкую и реальную картину здоровья вашего бизнеса.

Вы могли бы иметь хороший бизнес на бумаге, но это бессмысленно, если в банк не поступают деньги. Если вы продаете выгодную сделку одному клиенту, и они опаздывают со своими платежами, ваш отчет о прибылях и убытках может выглядеть хорошо, а отчет о движении денежных средств - нет. Это ключевой монитор жизнеспособности вашей компании.

Правило № 1: никогда не теряйте деньги. Правило № 2: Никогда не забывайте Правило № 1. Уоррен Баффет, американский инвестор

Облегчение денежного потока с помощью факторинга

Один из способов улучшить денежный поток - это учитывать ваши счета. Факторинг - это просто вид кредита, который подкрепляется неоплаченными счетами в качестве обеспечения. Например, ваш банк или коммерческая кредитная компания могут признать, что у вас есть дебиторская задолженность в размере 250 000 долларов США. Они могут согласиться предоставить вам ссуду в размере до определенного процента - скажем, 80% или 200 000 долларов США - от общей суммы вашей дебиторской задолженности. Кредитор может взять на себя ответственность за сбор по этим счетам. Они предоставят вам кредитную линию до этой суммы, если она не превышает 80%. В обмен на этот кредит они получат комиссию, аналогичную процентам по стандартному банковскому кредиту. Тем не менее, убедитесь, что вы понимаете, каковы будут ваши фактические затраты, поскольку плата за факторинг может быть высокой.

Они могут предпочесть взыскание с качественных бизнес-клиентов, где количество счетов меньше, а стоимость счетов выше, чем продажи потребителям.

Внимательно ознакомьтесь с условиями и обратитесь к юристу за советом, если у вас есть какие-либо вопросы.

Принять во внимание налоговые обязательства

Как мы объясняли в главе, посвященной юридическим вопросам, налоговые обязательства могут приходиться либо на физическое лицо, либо на компанию, в зависимости от вашей структуры.

Проверьте с IRS и вашим бухгалтером о вашем статусе и требованиях налоговой отчетности.

Настройте план счетов

Самый простой способ записи и отслеживания ваших транзакций - это настроить план счетов:

  • Создайте электронную таблицу или используйте онлайн-сервис или пакет программного обеспечения, например Quickbooks. Мы настоятельно рекомендуем идти по маршруту программного обеспечения. У них есть «облачный» сервис, где вы можете платить доступную ежемесячную плату.
  • Распределите отдельные транзакции по соответствующим категориям доходов или расходов. Объявления Facebook записываются в «Маркетинг», ваш мобильный счет в «Телеком» и так далее.
  • Ввод транзакций на ежедневной или еженедельной основе.

Что касается доходов , покажите различные потоки доходов для продуктов, услуг и других источников доходов, чтобы можно было сравнить продажи в каждой категории.

Для расходов , включите такие предметы, как аренда, заработная плата и налоги, маркетинг, страхование и профессиональные услуги.

Как управлять заработной платой

Расчет заработной платы может быть одной из наиболее сложных областей для отслеживания и управления из-за переменных для каждого сотрудника и требований к отчетности по налоговым обязательствам.

Для каждого работника вам нужно вычесть все соответствующие налоги работодателя и работника. В зависимости от размера вашей компании и других факторов, вам необходимо будет перечислить эти суммы в федеральное правительство, а также в ваш государственный орган. В некоторых случаях вам может потребоваться сообщить о нескольких штатах.

Расчет заработной платы может занимать много времени и отвлекать вас от ведения бизнеса. Опять же, здесь мы настоятельно рекомендуем вам воспользоваться услугами такого поставщика, как Paychex , Они будут вносить заработную плату непосредственно на банковские счета ваших сотрудников, делать все необходимые денежные переводы правительству и обрабатывать всю отчетность.

СОВЕТ. Если вы выполняете два или более расчета заработной платы в месяц, вы можете сократить расходы, выплачивая платежную ведомость ежемесячно или через несколько недель. Но если у вас есть работники, которые зависят от еженедельной зарплаты, это может оказаться непрактичным.

Вы знали?

JP Morgan, после окончания школы, получил свою первую работу на Уолл-стрит в качестве младшего бухгалтера. Пять лет спустя он основал собственную компанию.
Колорадское общество бухгалтеров

Используйте облачный программный пакет

Чтобы упростить ваши бухгалтерские задачи, используйте систему учета программного обеспечения как услуги (SaaS), такую ​​как QuickBooks. Они доступны по цене, просты в использовании и предоставляют вам все возможности для записи, отчетности и анализа ваших транзакций.

Нанимать бухгалтера на полставки

Вы также можете освободить свое время, наняв бухгалтера на неполный рабочий день пару часов в неделю, чтобы позаботиться о ваших обычных счетах. Бухгалтер может использовать вашу систему SaaS для ввода данных, составления отчетов и работы с поставщиками заработной платы и другими внешними организациями.

Не используйте дипломированного общественного бухгалтера для повседневной работы. Они стоят дороже, чем бухгалтеры - сохраните свои услуги для счетов на конец года, налоговых деклараций или когда вам нужен совет.

Сделать точные прогнозы доходов

Понятно, что вам нужно записывать все эти транзакции, но что вы собираетесь делать с информацией. Понимая и анализируя цифры, вы можете получить четкое представление о том, как работает ваш бизнес.

Мы обсуждали прогнозы доходов ранее в этом руководстве. Убедитесь, что у вас есть точные, реалистичные цифры на предстоящие месяцы, кварталы и годы.

Установите ваши ключевые показатели

Прогноз доходов - это лишь один из способов определения прогресса вашего бизнеса. Вы знаете?:

  • Сколько людей посещают ваш сайт
  • Ваша средняя стоимость продажи
  • Стоимость вашего товара
  • Сколько клиентов у вас каждый день
  • Стоимость приобретения нового клиента
  • Ваша среднемесячная прибыль или убыток

Эта информация жизненно важна для здоровья вашего бизнеса. Это помогает вам принимать обоснованные решения, чтобы вы могли снизить свои расходы, увеличить продажи и развивать свой бизнес.

Итак, составьте список метрик, которые наиболее важны для вашего бизнеса. Их часто называют ключевыми показателями эффективности (KPI).

Валовая прибыль является одним из наиболее важных измерений. Он показывает, сколько денег осталось после вычета всех связанных затрат для создания продаж вашего продукта или услуги.

Если ваш доход составляет 60 000 долларов США в месяц, а стоимость товаров - 30 000 долларов США, ваша валовая прибыль составляет 50%. Это здоровая фигура. Если он упадет до 10 или 20%, у вас могут возникнуть проблемы, потому что может не хватить денег на маркетинг и деятельность вашего бизнеса, не говоря уже о прибыли.

Следите за этими показателями и сравнивайте их с показателями вашей отрасли. Метрики будут варьироваться для розничной торговли, производства или онлайн-бизнеса.

Измеряйте, что имеет отношение к вашему бизнесу, и отслеживайте их на регулярной основе. Убедитесь, что вы не поглощены «чрезмерным отслеживанием». Вместо этого создайте процедуру для ежемесячной, квартальной и годовой отчетности.

Получите картину своего бизнеса с приборной панелью

Один из способов получить всестороннюю картину вашего бизнеса и сэкономить драгоценное время - это использовать панель управления. Это полезное и наглядное представление ключевых показателей эффективности вашего бизнеса.

Этот тип модуля обычно можно найти в популярных пакетах бухгалтерского программного обеспечения. Ниже приведен пример панели инструментов QuickBooks Online Plus.

Пример панели инструментов